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L’80% delle aziende in Europa[1] è pienamente consapevole che i viaggi aziendali prosciugano budget e tempo in modo significativo. Secondo i decision maker europei solo il 55% del tempo impiegato nelle trasferte è effettivamente occupato in attività lavorative. Il rimanente 45% si disperde tra attività quali ad esempio l’attesa del volo successivo o in camere d’albergo tra una riunione e l’altra. I manager europei considerano quindi favorevolmente l’utilizzo più frequente di soluzioni di videoconferenza ad alta definizione per le proprie riunioni di lavoro. Due terzi di chi è solito viaggiare per lavoro ritiene che la soluzione ideale sarebbe una combinazione di meeting di persona e virtuali. Sono i risultati di uno studio di portata europea intitolato “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings” che è stato condotto nei mesi di ottobre e novembre 2008 da Easynet Global Services in collaborazione con Toluna, fornitore internazionale di ricerche di mercato on-line.

Complessivamente, un viaggiatore business su sei in Europa è scontento del tempo che perde nelle trasferte di lavoro. I decisori aziendali tedeschi, francesi, svizzeri e spagnoli sarebbero favorevoli a diminuire i viaggi e ad aumentare gli incontri virtuali. In Gran Bretagna, Paesi Bassi, Italia e Belgio il numero totale dei viaggi sembra essere meno problematico.

Oltre al risparmio di tempo, il 60% degli intervistati ritiene che le videoconferenze possano essere uno strumento importante per iniziare a ridurre sensibilmente i costi relativi ai viaggi. Un’azienda su quattro considera che i risparmi potenziali potrebbero superare il 30% dei budget destinati ai viaggi. Gli intervistati in Italia, Spagna, Germania e Svizzera sono i più ottimisti, in questi Paesi un manager su tre è convinto che la riduzione delle spese di viaggio attraverso soluzioni di telepresence sarebbe almeno di un terzo. Nei Paesi del Belenux i manager sono più cauti. Nei Paesi Bassi almeno la metà degli intervistati ritiene che i risparmi potrebbero essere al massimo del 20%. Un intervistato su cinque in Belgio non crede ci sarebbe alcun risparmio economico dall’utilizzo delle videoconferenze invece dei viaggi aziendali. Sergio Barbonetti, Amministratore Delegato e Direttore Generale Easynet Italia, commenta: “Molte aziende non sanno che chi fornisce soluzioni di telepresence offre molto più di un’installazione tecnologica. I fornitori di servizi end to end, che gestiscono le sessioni di telepresence dalla prenotazione, alla parte tecnica, al supporto, fanno sì che i partecipanti non siano scoraggiati dalla tecnologia. In tal modo, l’utilizzo degli apparati è maggiore e riduzioni significative dei costi di viaggio portano a un rapido ritorno dell’investimento. Tutto ciò assume un significato più ampio se alla maggiore efficienza si aggiunge il rispetto ambientale, attraverso una minor contribuzione alle emissioni CO2.“

In Spagna per esempio c’è l’utilizzo più elevato dei servizi completi di videoconferenza con il 38% di manager che già li stanno utilizzando o che hanno in agenda di implementarli in tempi brevi. Parallelamente, sono i manager spagnoli a prevedere i risparmi maggiori: un quarto di essi prevede di risparmiare il 40% sulle spese di viaggio. Sta crescendo l’interesse per le aziende che forniscono un servizio completo di soluzioni di videoconferenza. I benefici che offrono si estendono all’intera organizzazione, avvantaggiando sia chi vi prende parte sia i reparti IT. Attualmente sono molti i dirigenti che stanno organizzando le proprie videoconferenze direttamente, nonostante i numerosi impegni. Un top manager su cinque in Europa gestisce personalmente gli aspetti tecnici di una sessione di videoconferenza e di conseguenza annulla parte del risparmio nei tempi di trasferta. Nei Paesi Bassi un decisore aziendale su quattro prenota direttamente i meeting virtuali cui partecipa. Inoltre, i dipartimenti IT interni spesso sono sfiniti per il supporto tecnico di tali sistemi. Una quota significativa del risparmio previsto non viene quindi tradotto in pratica.

Un altro importante aspetto della videoconferenza è costituito dal miglioramento dell’equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa. Lo stress dei viaggi di lavoro è maggiormente sentito dai manager in Germania, Italia e Regno Unito, in cui la metà degli intervistati risente nella vita privata degli effetti delle frequenti trasferte. Olandesi e Belgi sono molto più rilassati relativamente a questo aspetto: meno di un terzo degli intervistati ritiene che frequenti viaggi di lavoro possano causare problemi di salute.

Background:

La ricerca “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings“ raccoglie ed esamina i risultati di un’indagine online effettuata da Easynet Global Services in collaborazione con Toluna. Nei mesi di ottobre e novembre 2008 sono stati intervistati manager aziendali sulle loro opinioni a proposito dei viaggi di lavoro e delle soluzioni di videoconferenza. 716 intervistati hanno preso parte alla ricerca in Germania, Regno Unito, Francia, Italia, Spagna, Paesi Bassi, Belgio e Svizzera. La ricerca è stata condotta nelle rispettive lingue locali.