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Open Text™ Corporation (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC), fornitore globale di soluzioni per l’Enterprise Content Management (ECM), ha annunciato la Versione 2.0 della soluzione Open Text Employee Information Management (EIM). Tra le novità di questa ultima versione troviamo funzionalità per una migliore navigazione dell’utente, una più stretta integrazione con la soluzione SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM), così come una nuova funzionalità che consente agli utenti ospiti di accedere temporaneamente al contenuto in cartelle personali, secondo le policy di sicurezza.

I dipartimenti delle Risorse Umane (HR) vengono sempre più misurati sulla base di come e quanto contribuiscono agli obiettivi strategici dell’azienda. In ogni modo, il 70% del budget del dipartimento Risorse Umane viene utilizzato per compiti amministrativi strettamente legati a documenti cartacei. I responsabili e i manager delle Risorse Umane trascorrono molto del loro tempo cercando informazioni che si trovano in cartelle cartacee o in altri sistemi come email o in programmi come Microsoft Office, e questo solo per ottenere risposte a semplici richieste che riguardano impiegati o manager. Di conseguenza, compiti strategici come ad esempio la formazione del personale spesso passano in secondo piano o addirittura non vengono portati avanti.

Per una gestione strategica del personale

Open Text EIM 2.0 apporta nuove funzionalità di ECM per automatizzare i processi delle Risorse Umane che utilizzano molto i documenti cartacei, così che tali dipartimenti possano focalizzarsi sulle attività strategiche piuttosto che su compiti amministrativi. La soluzione gestisce l’intero ciclo di vita delle informazioni relative al dipendente e soddisfa le linee guida e le disposizioni di protezione dei dati legali relativamente alle attività di conservazione e di cancellazione dei documenti.

“Grazie a Open Text EIM 2.0, documenti confusi e la necessità di fare varie copie cartacee dei file del dipartimento Risorse Umane appartengono al passato,” afferma Patrick Barnert, Vice President SAP Solution Group di Open Text. “Utilizzando la soluzione di document management che integra le soluzioni di SAP, le Risorse Umane possono eseguire con maggiore efficienza processi standard e disporre di maggiore tempo per concentrarsi su attività a più elevato valore aggiunto; tutto questo potrebbe rivelarsi estremamente strategico per il business.”

Con Open Text EIM 2.0, gli utenti possono accedere ai dati di SAP ERP HCM direttamente dalla soluzione Open Text ed effettuare le transazioni SAP senza dover passare da un’applicazione a un’altra. Al contrario cartelle importanti relative ai dipendenti in EIM potrebbero essere richiamate direttamente dal sistema SAP ERP HCM. Tutti i documenti che si trovano in una cartella personale sono disponibili attraverso una struttura di cartelle trasparente e flessibile con categorie e sotto categorie. Visualizzando i documenti con l’opzione miniatura, gli utenti possono trovare facilmente i documenti desiderati. I documenti di Microsoft Office o le email possono essere inseriti utilizzando la comoda funzione “drag and drop”. Oltre ad aggregare l’accesso alle informazioni dei dipendenti, che possono essere distribuite attraverso varie soluzioni SAP e attraverso sistemi non-SAP, EIM 2.0 include un software di scansione, così da convertire i documenti cartacei in file elettronici che possono essere poi caricati sul sistema.

Funzionalità di self-service per una condivisione più semplice e veloce dei servizi

I dipendenti del dipartimento Risorse Umane possono utilizzare EIM per l’interfaccia grafica SAP (SAP GUI), mentre le altre persone dello staff possono accedere ai file per i quali possiedono l’autorizzazione attraverso le applicazioni SAP Employee Self-Service e SAP Manager Self-Service. Utilizzando questa nuova funzionalità per l’accesso come ospite in EIM 2.0, ciascun dipendente potrà accedere via Web alla propria cartella per un periodo di tempo limitato. Il sistema garantisce che solo i documenti della cartella di un particolare dipendente possano essere richiamati e che lo stesso dipendente abbia diritto legale di visionare tali documenti. EIM 2.0 è la soluzione ideale per uno scenario lavorativo evoluto e automatizzato, così che i dipendenti nel dipartimento Risorse Umane non perdano tempo a rispondere alle quotidiane richieste di colleghi e manager.

EIM 2.0 è già disponibile. Per maggiori informazioni sulle soluzioni di information employee di Open Text: www.opentext.com/eim.